Documentación comercial
Los documentos comerciales son todos los comprobantes escritos que sirven de evidencia sobre las operaciones comerciales que realiza una empresa.
La misión que cumplen los documentos comerciales son de suma importancia, tenemos:
* En ellos quedan precisados los derechos y obligaciones entre las partes que intervienen en una determinada operación.
*Constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los actos de comercio.
* Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas operaciones.
* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad.
TIPOS DE DOCUMENTOS COMERCIALES
Los documentos comerciales son:
1.- Factura
2.- Boleta
3.- Orden de compra
4.- Remito
5.- Recibo
6.- Nota de débito
7.- Nota de crédito
8.- Cheque
9.- Pagare
- FACTURA: respalda la realización de una operación económica,generalmente una compraventa,reemplaza a la boleta en las transacciones de una organización o negocio para efectos impositivos
.
- BOLETA: Tiene por finalidad acreditar o respaldar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la prestación de servicios en operaciones con consumidores o usuarios finales.
- ORDEN DE COMPRA: es una autorización al proveedor para entregar los artículos y presentar una factura, también especifica los términos de pago y de entrega.
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- REMITO: es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. El receptor de la mercancía debe firmarlo para dar constancia de que la ha recibido correctamente.
Los datos fundamentales de la nota de remisión son los siguientes:
1. Fecha de emisión.
2. Número de orden de compra y nota de venta (si se han utilizado estos comprobantes).
3. Detalle de las mercaderías entregadas (sin precio).
4. Lugar de entrega.
5. Conformidad del comprador (en el ejemplar que queda en poder del vendedor).
6. Según la Resolución General 3419 de la DGI, los remitos deben contener los mismos datos identificatorios del comprador y vendedor que las facturas y la leyenda “DOCUMENTO NO VÁLIDO COMO FACTURA”.
7. La letra “R” en el recuadro central del borde superior.
- RECIBO: sirve para certificar que se ha pagado por un servicio o producto se extienden por duplicado. El original se entrega a quien hizo el pago y el duplicado queda en poder de quien lo recibe.
- NOTA DE DÉBITO: Documento emitido por el comprador al vendedor que señala la intención del comprador de reducir (debitar) la cuenta por pagar con el vendedor como resultado de una devolución o rebaja en compra.
- NOTA DE CRÉDITO: Documento emitido por el vendedor al comprador que indica la voluntad del vendedor para reducir (acreditar) la cuenta por cobrar como resultado de una devolución o rebaja en ventas.
- CHEQUE: documento contable de valor en el que la persona que es autorizada para extraer dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorización para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta la cual se expresa en el documento, prescindiendo de la presencia del titular de la cuenta bancaria.
- PAGARE: Documento por el cual una persona (natural o Jurídica) se compromete a pagar una cantidad en determinada fecha a otra persona a favor de la que se ha suscrito dicho documento, o a su orden, es decir, a una tercera persona a quien la segunda ha endosado el documento.
